Preventiebeleid en wettelijke verplichtingen

In België zijn alle werkgevers verplicht om de psychosociale risico's (PSR) in hun onderneming te beoordelen en maatregelen op te zetten om ze te voorkomen. Ze moeten dus de preventie van PSR integreren in hun preventiebeleid voor beroepsrisico's.

Een preventiebeleid opzetten

Elke werkgever is verplicht in zijn bedrijf een beleid te voeren ter bevordering van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Een preventiebeleid voor psychosociale risico’s volgt de principes van de risicoanalyse. 

Op basis van de risicoanalyse ontwikkelt de werkgever passende preventiemaatregelen om:

• gevaren te elimineren,
• schade te voorkomen en
• schade te beperken.

De 5 stappen van een preventiebeleid

1. Aftasten

De eerste stap vraagt om goede communicatie. Alle actoren moeten elkaar goed begrijpen en samen definiëren welke psychosociale risico’s er zijn in de onderneming. Het overleg moet leiden tot een algemeen overzicht van: 

• welke psychosociale risico’s er zijn in de onderneming,
• van welke aard de risico’s zijn, hoe vaak ze voorkomen en hoe ernstig ze zijn, en 
• de acties die de onderneming eventueel al ondernomen heeft voor bepaalde risico’s. 

Alle beschikbare informatie, onder meer de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren, moeten verzameld en geanalyseerd worden. Zo krijg je een overzicht van de situatie van de onderneming dat als basis kan dienen voor de strategie.

Twee grote groepen van indicatoren

De eerste familie van indicatoren houdt verband met de werking van de onderneming (graad van ziekteverzuim, turnover …) en de tweede met de gezondheid en de veiligheid van de werknemers (het aantal en de ernst van de arbeidsongevallen, het voorkomen van musculoskeletale aandoeningen, enz.).

Risico's opsporen

De risicoanalyse die de wet oplegt, vormt een uitstekende basis om de risico's op te sporen. De voorwaarde is wel dat ze in alle ernst wordt opgesteld en rekening houdt met alle soorten risico’s. 

Het is noodzakelijk om je personeel op te delen in werkeenheden volgens hun dienst, hun activiteit, hun beroep of hun werkcollectief (beroepencollectief, sociaal collectief, enz.). Sommige problemen zullen immers verbonden zijn met een specifieke werkeenheid.

Ten slotte is het belangrijk om prioriteiten te bepalen. Je concentreert je eerst op de meest dringende problemen. 

• Is de aanwezigheid van psychosociale risico’s bewezen? Dan moet je actie ondernemen. Beoordeel de situatie grondig en implementeer een preventieplan.
• Is de aanwezigheid van psychosociale risico’s niet bewezen? Des te beter! Het is wel nog steeds verplicht om een risicoanalyse te maken en preventiemaatregelen te nemen. Zo hou je de mogelijke aanwezigheid van psychosociale risico’s zo laag mogelijk. 

2. Een risicoanalyse maken

De werkgever moet in zijn onderneming de situaties identificeren die aanleiding kunnen geven tot psychosociale risico’s op het werk, rekening houdend met de situaties die aanleiding kunnen geven tot:

• stress of burn-out veroorzaakt door het werk;
• schade aan de gezondheid van de werknemer die komt door:
  • conflicten verbonden aan het werk;
  • geweld;
  • pesterijen;
  • ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Het doel is om te bepalen waar de echte problemen liggen in de werkomgeving en welke de perceptie van de werknemers is. Je moet de omvang en de kenmerken van het probleem kennen om verbeteringen te kunnen voorstellen.

• Spreek met de werknemers om het werkelijk geleverde werk te kunnen analyseren.
• Maak een inventaris van de oorzaken van de PSR per werkeenheid, volgens dienst, activiteit, beroep of werkcollectief.
• Analyseer de werksituaties en objectiveer de risicofactoren.
• Analyseer de voorwaarden van blootstelling van de werknemers aan deze risicofactoren.
• Identificeer de kenmerken van de meest blootgestelde groepen (leeftijd, geslacht, functie, dienst waarvoor de betrokkene werkt, anciënniteit, enz.) en de werksituaties die risico’s inhouden.
• Identificeer de meest relevante actiehefbomen binnen de economische en sociale mogelijkheden van de onderneming en voer aangepaste preventiewijzen in.

Voor de psychosociale risico’s is het belangrijk te analyseren of ze voorkomen in de verschillende onderdelen van het werkproces.  Dit zijn een aantal vragen die gesteld kunnen worden aan de werknemers:

• Wat de organisatie van het werk betreft: wat denk je van de organisatie van het werk in de onderneming?  Wat denk je van het algemene beleid in de onderneming? Ben je voldoende op de hoogte van de belangrijke dossiers? Ben je voldoende betrokken bij de veranderingen en de beslissingen?  Heb je voorstellen om de organisatie van het werk te verbeteren?  
• Wat de arbeidsvoorwaarden betreft: welke zijn de opleidingsmogelijkheden en de perspectieven voor de loopbaanevolutie? Wat denk je van het loon?  Kan je jouw werk combineren met je privéleven? Hoe zijn de uurroosters en de verloven?  
• Wat de levensomstandigheden op het werk betreft: hoe is het gebouw en de werkomgeving?  Zijn er voldoende werkmiddelen?  Is de veiligheid gewaarborgd? 
• Wat de inhoud van het werk betreft: wat is de werklast? Hoe gevarieerd is het werk?  Zijn de taken duidelijk?  Kan je voldoende zelfstandig werken?  Wat denk je van jouw werk in het algemeen?  
• Wat de interpersoonlijke relaties op het werk betreft: hoe is de sfeer op het werk?  Bieden de collega’s en de werkgever steun?  Wordt er voldoende overlegd?  Krijg je voldoende feedback?  Kan je je mening uitdrukken?   Is er ongewenst gedrag op het werk (geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag)?  Wat denk je van het contact met klanten, leveranciers en andere derden? Waarin zijn deze goed?  Met welke moeilijkheden word je geconfronteerd? 

De werknemers moeten bij deze analyse betrokken worden en de mogelijkheid hebben hun ervaringen anoniem te delen.  Het is belangrijk om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Afhankelijk van de kenmerken van het bedrijf, kan je verschillende methodes gebruiken om een diagnose te stellen. 

• Kwantitatieve methodes: op basis van vragenlijsten 
• Kwalitatieve methodes: door rechtstreeks de dialoog aan te gaan met de werknemers (individuele gesprekken of groepsgesprekken)

De methode die het meest is aangewezen, hangt af van factoren die eigen zijn aan de organisatie (bijvoorbeeld de cultuur en de omvang van de organisatie) en de doelstelling van de werkgever.  Als het vanuit praktisch standpunt mogelijk is, wordt idealiter een combinatie van de twee methodes toegepast: eerst wordt een kwantitatief onderzoek georganiseerd, vervolgens worden de resultaten van dit onderzoek grondiger geanalyseerd en toegelicht tijdens gesprekken (bijvoorbeeld groepsgesprekken).

De betrokkenheid en het engagement van de werknemers zijn noodzakelijk.  De werkgevers moeten daarom zorgen voor een goede communicatie en dialoog alvorens van start te gaan met het onderzoek: 

• Waarom wordt dit onderzoek uitgevoerd? 
• Waaraan kan de werknemer zich verwachten? 
• Welke rol speelt de werknemer in het kader van het onderzoek? 
• Wanneer wordt dit onderzoek georganiseerd?   
• Hoe wordt de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd? 

Op basis van de risicoanalyse neemt de werkgever preventiemaatregelen om de psychosociale risico’s op het werk te bestrijden. 

De werkgever is verantwoordelijk voor de invoering van dit dynamisch risicobeheersingssysteem en de uitvoering van de risicoanalyse. De werkgever moet de nodige middelen inschakelen om de gezondheid en de veiligheid van zijn werknemers te vrijwaren. Hoewel er talloze methodes bestaan om de risicoanalyse uit te voeren, is er geen enkele verplichting om een methode boven een andere te verkiezen, maar de preventie moet gebeuren.

De werkgever betrekt de preventieadviseur psychosociale aspecten bij de uitvoering van de risicoanalyse, in de volgende gevallen:

• Wanneer de preventieadviseur psychosociale aspecten behoort tot de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, wordt hij steeds betrokken bij de risicoanalyse en geeft hij een advies over de preventiemaatregelen alvorens de werkgever deze treft.
• Wanneer de preventieadviseur psychosociale aspecten behoort tot een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, wordt hij enkel betrokken bij de risicoanalyse en geeft hij enkel een advies over de preventiemaatregelen wanneer de complexiteit van de analyse het vereist.

3. Een actieplan opstellen

Het actieplan bevat concrete maatregelen die tot doel hebben de psychosociale risico’s te voorkomen, te beheersen of te beperken.

De acties kunnen: 

• bepaald worden op basis van: de organisatie van het werk, de arbeidsvoorwaarden, de levensomstandigheden op het werk, de inhoud van het werk en de interpersoonlijke relaties op het werk. 
• individueel, voor het team of voor de volledige organisatie geformuleerd worden
• betrekking hebben op verscheidene preventieniveaus: 
  • Primaire preventie: zoveel mogelijk risicosituaties voorkomen. 
    Voorbeelden: een gedragscode ontwikkelen, een beleid inzake het gebruik van alcohol, geneesmiddelen en drugs opstellen…  
  • Secundaire preventie: de negatieve gevolgen van bepaalde risico’s zoveel mogelijk beperken. 
    Voorbeelden: een interne vertrouwenspersoon aanstellen, een opleiding organiseren “Het hoofd bieden aan agressief gedrag voor personen van het onthaal”… 
  • Tertiaire preventie: de schade zoveel mogelijk beperken. 
    Voorbeelden: de werknemers steunen die na een lange ziekteperiode het werk hervatten of opvang bieden aan werknemers die het slachtoffer waren van een traumatiserende gebeurtenis…

Hier zijn 5 essentiële stappen om een actieplan voor de preventie van psychosociale risico’s op te stellen:

• Maak een inventaris op van de mogelijke oplossingen om de PSR te voorkomen.
• Bepaal de prioriteiten en de doelstellingen.
• Bepaal de te nemen maatregelen door een onderscheid te maken tussen de korte, middellange en lange termijn. Deze maatregelen moeten collectief zijn en gericht zijn op de oorzaak van de problemen.
• Definieer het globale actieplan. Het moet worden opgenomen in het globaal preventieplan en in het jaaractieplan van de onderneming. Dit plan moet een scenario zijn: wie doet wat, tegen wanneer en met welke concrete acties. 
• Evalueer de uitvoering van het actieplan.

Er moet een actieplan voor de preventie van PSR worden opgesteld in overleg met de ondernemingsraad (OR), het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW), de vertegenwoordigers van het personeel, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW), de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) - waarvan de arbeidsarts en de preventieadviseur psychosociale aspecten deel uitmaken -  human resources, en de directie.

4. Het actieplan uitvoeren

Je kunt niet alles tegelijk doen. Begin daarom met de prioriteiten. Het wordt aanbevolen om te beginnen met enkele eenvoudige maatregelen. Om iedereen te overtuigen van het nut van de risicoanalyse, is het essentieel dat de resultaten zichtbaar zijn voor iedereen.

5. Het actieplan evalueren 

Het actieplan en de resultaten moeten geëvalueerd worden. In deze vijfde stap gaat het erom:

• de opvolgingsindicatoren te controleren,
• de risicofactoren en de blootstelling van de werknemers opnieuw te evalueren en
• het voorgaande actieplan opnieuw te onderzoeken en zo nodig aan te passen.

Ofwel zijn de vastgestelde doelstellingen verwezenlijkt en moet je maatregelen bepalen om je resultaten te consolideren. Ofwel zijn de doelstellingen niet bereikt en moet je de oorzaken opsporen om het plan aan te passen. 

Het is belangrijk om de juiste vragen te stellen: waren de doelstellingen gepast/realistisch? Is het probleem correct geanalyseerd? Was de vooropgestelde timing realistisch? Waren de nodige middelen er?

Een onderneming evolueert voortdurend, dus het is belangrijk om beslissingen te nemen rond de opvolging van de risico’s. Deze beslissingen moeten worden besproken in de ondernemingsraad (OR) of tijdens het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Ze moeten ook aan de werknemers worden meegedeeld.

Om te anticiperen op het optreden van psychosociale risico’s, moet je voortdurend letten op evoluties of het ontstaan van nieuwe verschijnselen. Het CPBW heeft daarin een essentiële rol: het monitoren van de verschillende knipperlichtindicatoren.

Opgelet: in kmo's (met minder dan 50 werknemers) is er geen CPBW of OR. De communicatie tussen werknemer en werkgever is er echter niet minder belangrijk. Werknemers kunnen rechtstreeks betrokken worden bij de ontwikkeling van het preventiebeleid door hun deelname aan de werkgroep of via de vakbondsafvaardiging, als die er is. 

Concreet voor de psychosociale risico’s

Op wettelijk vlak moet elke werkgever voldoen aan de volgende elementen:

• In het arbeidsreglement dienen de volgende elementen opgenomen te worden wanneer er sprake is van psychosociale aspecten:  
  • Een principeverklaring die duidelijk stelt op welke manier de organisatie de psychosociale risico’s over het algemeen behandelt.   
  • De contactgegevens van de (interne of externe) preventieadviseur psychosociale aspecten of van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, waarvoor deze adviseur werkt. 
  • De contactgegevens van de interne vertrouwenspersoon, als een vertrouwenspersoon werd aangesteld. 
  • De procedures die een werknemer kan instellen, wanneer hij van mening is het slachtoffer te zijn van een psychosociaal risico.   
• Het bijhouden van een register van feiten door derden inzake geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag. Wanneer een werknemer het gevoel heeft het slachtoffer te zijn van feiten inzake geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door een derde (bijvoorbeeld een klant, een leverancier of een bezoeker), moet de werknemer een aangifte kunnen doen, die bewaard moet worden in het register. Meer informatie over het register van feiten door derden is te vinden op de pagina “Risicoanalyse en preventiemaatregelen bij onrechtmatige gedragingen vanwege derden” op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. 
• Het uitvoeren van een risicoanalyse psychosociale aspecten en de opmaak en de uitvoering van een actieplan, zie het onderdeel 2. Een risicoanalyse opmaken. 
• Jaarlijks beleid inzake psychosociaal welzijn evalueren.  De werkgever moet elk jaar de psychosociale risico’s en de genomen preventiemaatregelen evalueren en indien nodig aanpassingen aanbrengen. Idealiter laat de werkgever zich hiervoor bijstaan door een preventieadviseur psychosociale aspecten.

Factoren die de preventie op het werk vergemakkelijken

Verschillende factoren vergemakkelijken de preventie:

• Betrek het personeel bij de preventie. Elke partij in de onderneming kan inwerken op de psychosociale risico's. De werkgever, het topmanagement, de hiërarchische lijn, de HR, de werknemersvertegenwoordigers en de werknemers zelf moeten allemaal actief betrokken worden.
• Communiceer goed. Om te “voorkomen” is het belangrijk dat via de juiste kanalen gecommuniceerd wordt over de kwesties rond de psychosociale risico’s en de resultaten van elke stap.
• Breng evenwicht. Alles is een kwestie van evenwicht: tussen flexibiliteit en werklast, tussen autonomie en controle. Dit evenwicht geeft een gevoel van veiligheid aan de werknemers. Hoe autonomer de werknemer is, hoe gemakkelijker hij kan omgaan met de psychologische eisen. Dat verbetert zijn welzijn.
• Houd veranderingen binnen de perken. Probeer als onderneming je werknemers niet te overvallen met reorganisaties van de dienst, van werkroosters of met onverwachte en ongerechtvaardigde herstructureringen. Dat soort grote veranderingen maakt dat werknemers ongerust worden over hun toekomst.

Wettelijke verwijzingen

• De Welzijnswet (de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers) vermeldt uitdrukkelijk de psychosociale aspecten van het werk als een van de 7 domeinen van het welzijn op het werk (artikel 4, §1er, lid 2, 3°).
• Deze wet wordt ten uitvoer gelegd door de codex over het welzijn op het werk die de verplichtingen van de verschillende actoren bepaalt. De psychosociale risico's zijn opgenomen in de codex, boek I, titel 3.
• De sociale partners hebben op 30 maart 1999 de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) nr. 72 “betreffende het beleid ter voorkoming van stress” door het werk gesloten. Deze cao is alleen van toepassing op de privésector. Ze werd verplicht gemaakt door het koninklijk besluit van 21 juni 1999. De cao nr. 72 bepaalt: "Bij toepassing van de wet welzijn en zijn uitvoeringsbesluiten is de werkgever ertoe gehouden een beleid te voeren om stress, die door het werk wordt veroorzaakt, collectief te voorkomen en/of te verhelpen".